Personuppgiftsbiträdesavtal

Detta personuppgiftsbiträdesavtal (”Biträdesavtalet”) gäller mellan den kund som har godkänt ShipNordics användaravtal (”Kunden”, personuppgiftsansvarig) och ShipNordic AB, org.nr 559463-5236 (”ShipNordic”, personuppgiftsbiträde). Det är en del av användaravtalet och uppfyller kraven i artikel 28 i dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 (”GDPR”).

1. Vad avtalet gäller

ShipNordic behandlar personuppgifter för Kundens räkning för att leverera tjänsten: ta emot beställningar, boka frakt, skriva ut plocklistor och fraktetiketter, hantera returer och skicka aviseringar. Detaljerna står i bilaga 1.

Biträdesavtalet gäller så länge ShipNordic behandlar personuppgifter för Kundens räkning.

2. Kundens instruktioner

ShipNordic behandlar personuppgifterna bara enligt Kundens dokumenterade instruktioner. Användaravtalet, Biträdesavtalet och de inställningar och kopplingar Kunden gör i tjänsten är Kundens instruktioner. Om ShipNordic anser att en instruktion strider mot GDPR meddelar vi Kunden.

Kunden ansvarar för att det finns rättslig grund för behandlingen och för att informera de registrerade.

3. Sekretess

Bara personer som behöver uppgifterna för att leverera tjänsten har tillgång till dem, och de omfattas av tystnadsplikt.

4. Säkerhet

ShipNordic vidtar de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs enligt artikel 32 i GDPR. Åtgärderna beskrivs i bilaga 2.

5. Underbiträden

Kunden ger ShipNordic ett allmänt tillstånd att anlita underbiträden. Aktuella underbiträden står på sidan Underbiträden. ShipNordic ingår avtal med varje underbiträde som ger samma skydd som detta avtal, och ansvarar gentemot Kunden för underbiträdets behandling.

Innan ett nytt underbiträde anlitas meddelar ShipNordic kontots ägare via e-post minst 14 dagar i förväg. Kunden kan invända skriftligen inom den tiden. Kan parterna inte enas får Kunden säga upp tjänsten till den dag ändringen börjar gälla.

6. Överföring utanför EU/EES

Uppgifterna lagras inom EU. Om ett underbiträde behandlar uppgifter utanför EU/EES sker det med stöd av ett beslut om adekvat skyddsnivå eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler. Vilka underbiträden det gäller står på sidan Underbiträden.

7. Mottagare på Kundens uppdrag

När Kunden kopplar en transportör, butiksplattform eller marknadsplats till tjänsten lämnar och hämtar ShipNordic uppgifter hos den på Kundens uppdrag. De är inte ShipNordics underbiträden; Kunden har egna avtal med dem och ansvarar för dem.

8. De registrerades rättigheter

ShipNordic hjälper Kunden att besvara begäranden från registrerade, till exempel om tillgång, rättelse eller radering. Kunden kan själv söka fram, ändra och ta bort beställningar i tjänsten. Om en registrerad vänder sig direkt till ShipNordic skickar vi begäran vidare till Kunden.

9. Personuppgiftsincidenter

ShipNordic meddelar Kunden utan onödigt dröjsmål efter att ha fått kännedom om en personuppgiftsincident som rör Kundens uppgifter. Meddelandet beskriver vad som har hänt, vilka uppgifter som berörs och vilka åtgärder som har vidtagits.

10. Övrig hjälp

ShipNordic bistår Kunden, i den utsträckning som är rimlig, med den information som behövs för konsekvensbedömningar och kontakter med tillsynsmyndigheten.

11. Granskning

ShipNordic ger Kunden den information som behövs för att visa att skyldigheterna i artikel 28 i GDPR uppfylls. Kunden får högst en gång per år, med minst 30 dagars varsel, granska behandlingen själv eller genom en oberoende granskare som omfattas av tystnadsplikt. Kunden står för sina egna kostnader för granskningen.

12. Radering och återlämning

Kunden bestämmer hur länge uppgifterna sparas och kan ta bort beställningar i tjänsten. När kontot har avslutats raderar eller återlämnar ShipNordic Kundens personuppgifter på Kundens skriftliga begäran, om inte lag kräver att de sparas längre. ShipNordic får radera uppgifterna utan begäran när kontot har varit avslutat i tolv månader. Säkerhetskopior skrivs över enligt ordinarie rutin.

13. Ansvar

Ansvarsbegränsningen i användaravtalet gäller också för Biträdesavtalet. Den begränsar inte de registrerades rätt till ersättning enligt artikel 82 i GDPR.

14. Ändringar, lag och tvist

Ändringar av Biträdesavtalet meddelas på samma sätt som ändringar av användaravtalet. Svensk lag gäller, och tvister avgörs enligt användaravtalet.

Bilaga 1. Behandlingen

Bilaga 2. Säkerhetsåtgärder

• Uppgifterna lagras på dedikerade servrar i datahallar i Finland och Tyskland.
• All trafik till och från tjänsten är krypterad (HTTPS/TLS).
• Lösenord lagras som envägshashar, och åtkomst till tjänsten kräver inloggning.
• Kunden styr vad varje användare får se och göra genom behörigheter.
• Dagliga säkerhetskopior.
• Åtkomst loggas, och driften övervakas med automatiska larm.
• Bara behörig personal hos ShipNordic har tillgång till produktionsmiljön.